Keresgélt már az iratkupacok között fejvesztetten, mert nem tudta, melyik halom egyik darabja lehet az a dokumentum, amit épp nagyon sürgősen elő kellett volna varázsolnia? Ha igen, akkor ez a bejegyzés most Önnek szól.
De kezdjük először is a kifogásokkal.
Ha azt mondom, hogy a számlákat, iratokat lefűzve, iktatva és sorszámozva kell tárolnia, akkor biztos vagyok abban, hogy az első reakciója az lesz, hogy nincs erre ideje. Pedig higgye el, sokkal egyszerűbb naponta 5 percet erre szánni, mint órákon át keresni egy iratot hetente többször is.
Ha azt mondom, hogy minden érkező számlát iktasson be (adjon neki érkezési sorszámot, dátumot és jegyezze fel az adatait egy táblázatba) akkor megint csak azt a választ sejtem, hogy Önnek erre sincs ideje. Azonban ezzel a rendszerrel megint csak a keresést könnyíti meg. Ha a számlákat szépen sorban a szállítók nevével együtt feltüntetve tartja nyilván, akkor pillanatok alatt visszakeresheti, hogy hová is fűzte le az adott iratot. Megint csak nem időt dob ki az ablakon, hanem időt takarít meg magának.
Ha azt mondom, hogy ültesse oda a titkárnőjét, irodavezetőjét a scannerhez és minden egyes iratot tároljon elektronikusan is, lehetőleg egy olyan felületen, ahol bármikor elérheti azokat, akkor biztos megint az időt hozza fel a kifogások közé de lehet, hogy a scanner árát is latba veti anank érdekében, hogy ezt ne kelljen csinálnia. De ha egyszer egy tárgyaláson bizonyítania kell valamit a partnerének és elegánsan egy internet-csatlakozással elővarázsolja a képernyőjére a kérdéses dokumentumot nem néhány tízezer Forintot hanem akár több millót is nyerhet vele. Ráadásul a partnere szemében egy precíz, következetes vezetőként tűnik fel, ami az erkölcsi értékét tekintve nem elhanyagolható előny.
Szóval a dokumentálás és rendezett irattárolás is nagyon fontos része a vállalkozásának, ráadásul így nem kell az elkallódott számlákkal foglalkoznia, gombnyomásra láthatja mikor mit kell fizetnie, és akkor sem okoz problémát egy számla még egyszeri felülvizsgálta, ha az épp a könyvelőnél van fizikailag.
S hogy milyen javaslataim vannak arra nézve, hogy hogyan is tartson rendet és dokumentálja a folyamatait következetesen, íme néhány dolog, aminek a rendszeres betartásával egy működő rendszert alakíthat ki:
Olvassa tovább » ‘Iratok, dokumentációk – miért fontos a következetes rendszer’ » cikket!
