Amíg egy kisvállalkozó csak egy dologgal fogalakozik, addig egyszerűen tudja mérni a vállalkozása jövedelmezőségét, hiszen egymás mellé állítja a kibocsátott és a befogadott számláit, a kapott eredményből levonja a fizetendő járulékokat, a saját bérét, kalkulálja a nyeresége után fizetendő adókat, s ha nagyon precíz akar lenni, számításba veszi az általa használt eszközök avulási költségeit is. Általában ilyenkor a fizetendő és befolyó számlák követésével, a kintlévőségek kezelésével sem szokott gond adódni.

De mi történik akkor, ha a vállalkozó újabb dologba fog, és a költségek és bevételek is keveredni kezdenek a fejében?  Az aprólékos munkát kedvelő vállalkozó ilyenkor szépen egy táblázatba foglalja a különféle költségeit, mellé írja a fizetési határidőket, esetleg még a tevékenységek alapján is csoportosítja.  Azonban tapasztalataim szerint nagyon kevés olyan vállalkozó van, aki a saját vállalkozására ilyen adminisztrációs rendszert alakít ki fokozatosan a cég növekedésével párhuzamosan.

A vállalkozók zömében ilyenkor összeszedik havonta a számláikat, leadják a könyvelőnek, aki rá néhány hétre egy főkönyvi kivonat formájában tájékoztatja a cég vezetőjét a vállalkozás eredményeiről.  A könyvelés adatai nagyon fontosak, azonban jóval az után készülnek el, miután a cégvezető döntési helyzetekbe kerül.  Mindemellett nem ad választ nagyon sok kérdésre.

S hogy mik is lehetnek ezek a kérdések? A teljesség igénye nélkül:

- A különböző tevékenységek mekkora profitot termelnek?

- Ha a cég kereskedelemmel foglalkozik, milyen termékek a kelendőek, és melyeken van magas haszon?

- Szintén kereskedő cégeknél fontos tudni, melyik kereskedő hogyan teljesít akár árbevétel, akár fedezet alapján, de számon lehet kérni az értékesítőn az eladott tételek számát is.

- Termelő tevékenységet folytató vállalkozás esetében tudnia kell a cégvezetőnek ez egyes termékek előállítására fordított költségeket termékenként.

- Biztosan kíváncsi a gépek és a munkaidő kihasználtságára vagy az egyes üzemek termelékenységére is.

- Vannak olyan cégek, aki egy elszámolási egységnek tekintenek egy-egy nagyobb munkát, projektet, amikről külön-külön is tudniuk kell, hogy hogyan áll éppen – és a következő időszakban milyen változások várhatóak az adott feladat tekintetében.

- Egy vállalkozás vezetőjének azonban mindenek előtt azzal kell tisztában lennie, hogy a várható bevételei fedezetet nyújtanak-e a felmerülő kiadásokra. (Cash-flow)

A fent felsorolt kérdésekre választ kaphat a vállalkozás különböző vezetőitől is, akik a saját adataikat használva készítenek kimutatásokat.  Azonban ha folyamatosan és összefüggéseiben is szeretné látni a különféle tevékenységit és azok egymásra gyakorolt hatásait, itt az ideje egy kontrolling rendszer bevezetésének.

A jó kontrolling rendszer nagyon nagy előnye, hogy az egyes területektől függetlenül, objektíven méri az eredményeket, összehasonlíthatóvá teszi a különféle adatokat.

Sokszor kérdezik tőlem, hogy mekkora az az árbevétel, amikor már kontrolling rendszert kell bevezetni.  Erre nincs egyértelmű válasz, mert ez függ az iparágtól, a termék vagy szolgáltatás értékétől, bonyolultságától… és még rengeteg mindentől. A kontrolling rendszer kidolgozásának akkor jön el az ideje az Ön vállalkozásában, amikor  már nem látja tisztán honnan is származik a nyeresége és hová folyik el a pénze.

A legoptimálisabb azonban ha a vállalkozás elkezdésekor már végiggondolja a vezető azt, hogy miként is szeretné látni a cége életét, milyen eredményeket szeretne elérni, s ezeket hogyan tudja egyszerűen de átláthatóan folyamatosan követni.   A kontrolling tulajdonképpen itt kezdődik.

Mezőné Implom Eszter
kontroller