Kontroller.hu

Bár minden szolgáltatás egyedi, mégis vannak olyan sztenderd mutatók és általánosan elfogadott módszerek, amiket minden szolgáltató cég esetében lehet és kell(ene) mérni.

Biztos vagyok abban, hogy minden szolgáltatást nyújtó vállalkozó – ha másként nem, a fejében – nyomon követi a beérkező megrendeléseket, a teljesített szolgáltatásokat és kiszámlázott bevételeket.  Van, aki ezeket az adtokat időszakonként – mondjuk havonta – le is jegyzi, összehasonlítja az előző hónap adataival, vagy az előző év azonos hónapjának számaival.

Vegyünk példának egy kisgép-szerelő vállalkozót, aki két alkalmazottjával járja a környéket és megoldják a háztartási gépek apróbb s nagyobb problémáit.   Melyek azok számok, amit neki havi szinten követnie kell, és hogyan tudja ezt egyszerűen nyomon követni?

Először is – bár tudom, hogy most minden kisvállalkozó nyomban felhördül, hogy erre neki nincsen sem ideje, sem pedig kapacitása, mégis – egy-egy bejövő telefonhívás érkezésekor jegyezzen le róla minden fontos adatot még akkor is, ha a későbbiekben nem kerül sor a javtásra.   Ilyen adatokra lehet szüksége a későbbiekben:

- milyen jellegű problémával keresik
- mennyi időn belül tud házhoz menni
- mekkora lesz a várható bevétel
- mekkora lesz a váerható költség
- várhatóan melyik kolleg amegy a helyszínre
- persze a telefonáló neve, elérhetősége

Minderről érdemes egy táblázatot vezetni.  Persze nem mindig ül a vállalkozó a számítógép, vagy füzet előtt, így előfordulhat, hogy ezeket az adatokat csak később tudja beírni.
Miért lehet szükség a nem teljesített telefonok adatainak a rögzítésére?
Egyrészt felmérhető, milyen munkák azok, amelyeket tipikusan többen is keresnek, de valamiért nem tudják azt elvégezni.  Erre megfelelő kereslet esetén lehet, hogy érdemes új kollegát felvenni, vagy esetleg olyan szakembert találni, aki más esetekben – a saját szakterületen belül -viszont tud ajánlani.

Jó, ha az egyes munkákról készül egy munkalap.
Ennek eredeti példánya a kiadott számlával együtt akár garanciaként is szolgálhat a későbbiekben és a precízen vezetett munkalapnak a vevőre is jó hatása lehet.

Az elkészült munkalapok, vagy a kiállított számlák alapján a korábban felvezetett kiajánlott adatok mellé vezesse fel minden esetben a tényleges adatokat.

- ténylegesen melyik kollega végezte a feladatot,
- mennyi idő alatt végezte el a feladatot
- mennyi idő alatt kért ki a munkatárs és milyen távolságot kellett megtennie
- mi volt a tényleges hiba
- mennyi alkatrészt, segédanyagot használt el (feltüntetve az alkatrész beszerzési értékét)
- mekkora munkadíg került kiszámlázásra
- mekkora kiszállási díj kerüt kiszámlázásra
- mekkora alkatrész-érték került kiszámlázásra
- megjegyzésként feltüntethető, ha esetleg a javítás más tipusú volt az eredetileg tervezetthez képest, vagy még másik hivás kisgép is előkerült a javítás során.

Az ilyen részletesen vezetett adatokból nagyon sok következtetést le lehet vonni. 
Az összesítés során kiderül:

- Melyik munkatárs mennyi időt ölt ténylegesen munkával
- A ténylegesen eltöltött munkaidőre mekkora kiszámlázott bevétel jut.
- A munkavégzéssel töltött idő a munkaidő mekkora részét (hány százalékát) teszi ki.
- A bérek, juttatások, költségtérítések tényleges összegzése után kiszámítható, hogy mennyibe is kerül eg yátlagos munkaóra.
- Kiszámítható a kiszállások átlagos idejére jutó költség (oda (-vissza) út idejére eső tényleges bérköltség, kilométerfutás, üzemanyag költsége)
- Több dolgozó esetében összehasonlítható a hatékonyság és
- Mérhető az egyes géptipusokon végzett javítások száma, eredményessége

A költségek számbavételével mindenképpen javasolt egy minimál-óradíj, vagy javítási/kiszállási költség megállapítása.

A folyamatos értékelés lehetővé teszi, hogy idejében felismerjük, milyen szolgáltatásokra van valójában igény, azon mekkora profitot tud elérni az adott vállalkozás. 
Kiderülhet, hogy a megkeresések egy része olyan új szolgáltatást igényel, amelyet akár kisebb ráfordítással is be lehetne vezetni, vagy eddig még nem kommunikált szolgáltatások reklámozásával extra profitra tehet szert a cég.

A munkatársak elszámolásakor az objektív értékelést teszi lehetővé, ha a vezető tisztában van a tényleges egyéni teljesítményekkel.

Való igaz, hogy minden vállalkozást más és más szemmel kell értékelni, azonban van néhány olyan standard mutató, vagy irányszám, amelyet érdemes az értékeléskor figyelembe venni.

- egységnyi szogáltatásra jutó árbevétel (jelen esetben pl. egy szervíz-órára jutó árbevétel)
- egységnyi szolgáltatás bekerülési értéke (jelen esetben az egy szervízórára jutó munkabér, segédanyagok költsége, kiszállási, autóhasználati díj, telefonktg.. stb.)
- egységnyi szolgáltatásra jutó fedezet (az előző két összeg különbözete)
- átlagos havi szolgáltatási egység mennyisége (pl. előző 12 hónap átlaga)
- havi (időszaki) átlagos teljesítés – (jelen esetben a havonta teljesített szervíz-óra) – ezt érdemes egy grafikonon is ábrázolni és összehasonlítani az előző időszakokkal, vagy az alőző év azonos odőszakával, így láthatóak lesznek az esetleges szezonális változások és taljesítmény-változások
- az elvégzett szolgáltatások megoszlása a szolgáltatás-tipusok között (pl. milyen arányban javítottak mosógépet/turmixgépet/porszívót…)
- a kapcsolódó termékértékesítás költségei, bevételei (pl. alkatrészforgalmazás eredménye)
- a felmesrült egyéb, nem közvetlenül a szolgáltatáshoz kapcsolódó költségek (ilyen lehet a könyvelőnek fizetett díj, a szervíz-bérlet vagy fenntartás díja, hírdetési költség… stb)
- mindezek után pedig számítani lehet az időszak eredményét, illetve a teljesített szolgáltatás egységére jutó eredményt is.

Ugyanezeket az elveket követve szinte minden szolgáltató vállalkozás elkészítheti a saját tevékenységére vonatkozó mérőszámokat, kulcsmutatókat.  Legyen az gépszerelő, fogrász, masszőr, vagy festő…

Nem elég azonban egyszer kiszámítani egy átlagot, azt minden hónapban, vagy negyedévente érdemes újra és újra megtenni az adott időszaki adatok figyelembe-vételével.

 Kísérje figyelemmel Ön is, honnan jön, és hová folyik el a cége pénze!

Egyik kedves barátom pont ma lép át életének harmincas éveiből a negyvenesekbe.  A születésnapjára óriási “bulit” rendezett a saját blogján (Bélyegző Expressz).

Mivel már többször beszéltünk arról, hogy milyen hasznos is lehet egy bélyegző a vállalkozások életében azon túl, hogy nem kell állandóan a cég nevét, címét, adó- és bankszámlaszámát mindig kézzel leírni, így én most a saját szemszögemből nézve írom le a bélyegző egyik felhasználási módját.

Több nagyobb cégnél tapasztaltam már azt – de akár egy fős cégnél is előfordulhat – hogy az egyes felelősök ujjal mutogatnak a másikra, hogy engedélyezett egy-egy kifizetést, elutalta a számla összegét anélkül, hogy a másiknak szólt volna.     Persze az is sokszor előfordul, hogy a beérkező számlákról hetek múlva már senki nem tudja, mire is ment el a pénz, melyik projektre, üzletre vonatkozott.   S ha ezeket utólag nem tudja sem a vezető sem az adminisztrátor beazonosítani, bizony könnyen lehet, hogy egyik – másik  projekten “jogtalan” eredmény, vagy nem várt veszteség keletkezik.

Ezért a cégek folyamatainak áttekintésekor a legtöbb esetben egy olyan stempli beszerzését szoktam javasolni, amit a beérkező számlákra nyomva folyamatosan ellenőrizhető és később is visszakereshető ki mikor mit hagyott jóvá, és mi történt a költségekkel.  Ezzel a módszerrel egyébként a könyvelő munkáját is megkönnyítik, hiszen ha ezt értelemszerűen kitöltik, ő is könnyebben be tudja majd azonosítani a költségeket.

De nézzük, miket is érdemes a beérkező számlákon feltüntetni:

- sorszám
(később ennek alapján lehet akár egy Excelben is vezetni, hogy könnyebben visszakereshető legyen – természetesen ehhez ilyen sorrendben kell lefűzni az iratokat)
- beérkezés ideje
- milyen fajta költséget tartalmaz a számla (ha az nem derül ki a számla tételeiből)
- melyik üzletágra/projektre/termékre vonatkozik (külön kategóriaként érdemes kezelni a tárgyi eszköz beszerzéseket)
- ha van a szerződéseknek nyilvántartása, akkor a szerződés száma, amire a költség vonatkozik
- a termék/szolgáltatás megrendelőjének aláírása – amely igazolja annak átvételét és a kifizethetőséget
- a kifizetés helyének megjelölése (bank/pénztár)
- a kifizetés ideje – kifizető aláírása

(A könyvelő munkáját megkönnyíthetjük még a következőkkel
- könyvelés dátuma
- Főkönyvi számlaszámok Tartozik / Követel számla és összeg)

Egy általános cégben így képzelem a bélyegző lenyomatot – persze mindenki a saját igényei szerint bővítheti, szűkítheti.

És ilyen lehet kitöltve:

Több cégnél tapasztaltam már, hogy a bélyegző és az adatok következetes kitöltésének bevezetésével rendeződtek a költségek körüli korábbi viták, és néha még a költségek is csökkentek, hiszen nem lehetett már “csak úgy” mindent elszámolni.

Ön használ a cégében hasonló módszert?  Mondja el, Önnél milyen rendszer vált be!

Mezőné Implom Eszter
kontroller

Közeleg az év vége.  Ha még nem tette meg, érdemes átgondolni a terveit, leírni, miből mennyit bevételt vár a jövő évben, űtgondolni a várható költségeket, a küszöbön álló beruházásokat.

Hogyan kezdjen hozzá?

Először is nézze át miből hogyan alakultak a bevételi ebben az éveben.  Beszélje át értékesítőivel – ha vannak -, mikor miért változott a bevétel.  A következő évi tervezéskor is kalkulálja a rendszeres szezonalitásokat, térvezze meg a várható “készlet-kisöprő” akciók idejét. 

Ha több féle termékcsoportot értékesít, termel, vagy több tipusú szolgáltatással foglalkozik, nézzék át azt is az előző évre vonatkozóan, hogy melyikből mekkora bevétele származott a cégnek, hogyan oszlott meg az értékesítés az egyes termékcsoportok között.

A fenti tényadatok és a várható piaci változásokra alapozva már meg fogja tudni tervezni a bevételeket a következő évre.

A bevételekhez kapcsolódó közvetlen költségek tervezésekor vegye figyelembe az egyes termék-, vagy szolgáltatáscsoportokon elérhető átlagos fedezetet, de ha valamelyik időszakra nagyobb akciókat tervez, legyen tekintettel arra is, hogy a megnövekedő árbevétel azonos beszerzési költségek mellett alacsonyabb fedezeti arányt fog eredményezni.

A tervezett értékesítés és a kapcslódó közvetlen költségek megtervezése után már azt is láthatja, mekkora lesz a várható fedezet volumene és látni fogja azt is, hogy mekkora összeg áll rendelkezésére a közvetett költségekre, valamint az elvárt nyereségre.

A közvetetett költségek tervezésekor ismét érdemes áttekinteni az idei költségek alakulását.  Minden hónapban vegye számba az energiát, a kommunikáció, a marketing költséget, a különféle fenntartási ráfordításokat, a bérek, a bérleti díjak költségeit.  Ha az idei évet tekinti át, látni fogja, hogy milyen más költségek merülnek még fel a az Ön cégében.

Amennyiben folyamatosan változó hitelekkel dolgoznak, érdemes a hitelek folyamatos mennyiségét megtervezni, s ehhez kapcsolódóan kalkulálni a fizetendő kamatokat, költségeket. 

S végül a tervezett nyereséghez kapcsolódó adókat se felejtse az éves tervbe bekalkulálni.

Természetesen a tervezett adatok nincsenek kőbe vésve, így ha valami kimaradt belőle, s fény derül rá az éve első hónapjaiban, érdemes a kimaradt költséget az égész évre bekalkulálni a következő időszakra is.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

A minap találkoztam egy kereskedő cég vezetőjével.  Kétségbeesve mesélte, hogy megfogadva valaki tanácsát és a kereskedőit pusztán az általuk hozott árbevétel alapján kezdte el motiválni néhány hónapja, s valamiért nem működik a rendszer.

Az első hónapokban boldog volt, mert az árbevételei csúcsokat döngettek, jöttek a megrendelések, mentek a számlák.  A cég kereskedői is boldogok voltak, hiszen a fizetésük jelentősen megnövekedett a jutalmazási rendszer bevezetésével.

Azonban néhány hónap után kezdett kicsúszni a vezető kezéből az irányítás.  Valahogy kevésbé jöttek a kibocsátott számlák után a bevételek, és az eredmények még a korábbi – kisebb forgalommal elért – szintet sem közelítették meg.

Ön szerint mi lehetett a probléma?

Míg az első időszakban a kereskedők a megszokott vevőkhöz, a megszokott árakkal és árrésekkel mentek lelkesen értékesíteni, a későbbi hetekben már nem a cégnek termelt profitot és vevők minőségét, mindössze a bevételt kezdték számolgatni, hiszen kizárólag abban voltak érdekeltek.   Még arra sem vették a fáradságot, hogy minimális nyereséget érjenek el.

Elszaporodtak a “kétes” vásárlók, akik hosszú fizetési határidővel, nagy mennyiségű árut vásároltak, azonban jóval határidő után fizettek (vagy még akkor sem).

Az átlagos értékesítési árrés a felére esett vissza ráadásul a megnövekedett forgalom arányában kellett a kereskedők jutalékát kifizetni minden hónap végén. Olvassa tovább » ‘Hogyan (ne) motiválja értékesítőit?’ » cikket!

Sokszor, sok féle indokot hoz fel egy-egy vezető a kontrolling rendszerrel, vagy egyáltalán a cég működésének mérésével szemben. Lássuk mik is a tipikus okok:

1. Nincs elég ideje – igaz, hogy a rendszer kialakítása meglehetősen időigényes, azonban hosszú távon nem csupán időt takaríthat meg a használatával, de döntésit alátámasztva nyugodtabban alszik majd.  A rendszer működtetéséhez nem Önnek kell az adatokat folyamatosan rögzítenie, csak az összesített adatok információ-tartalmát élvezheti a mindennapi munkája során.

2. Nincs rá pénze – ha még semmilyen rendszere sincsen, tökéletesen megfelel egy Excel tábla is. Olvassa tovább » ‘Okok, amiket Ön felhoz a kontrolling rendszer ellen – vajon megfelelőek ezek az indokok?’ » cikket!

Most biztosan azt gondolja, hogy rosszul olvas… pedig néha a látszólag veszteséges tevékenységek tartják életben a céget.  Máris mutatok egy  példát erre.

Egy cég összesített árbevétel és költségadatai két értékesítési csoportra:

* A közvetett költségeket az árbevétel arányában osztják szét a tevékenységek között.

A táblázat adatait nézve gondolhatja azt, hogy a veszteséges “B” tevékenységet meg kellene szüntetni. De lássuk, mi történik akkor, ha a “B” tevékenységet abbahagyja a vállalkozás:

Olvassa tovább » ‘Miért ne szüntesse meg a látszólag veszteséges tevékenységét?’ » cikket!

Keresgélt már az iratkupacok között fejvesztetten, mert nem tudta, melyik halom egyik darabja lehet az a dokumentum, amit épp nagyon sürgősen elő kellett volna varázsolnia?  Ha igen, akkor ez a bejegyzés most Önnek szól.

De kezdjük először is a kifogásokkal.

Ha azt mondom, hogy a számlákat, iratokat lefűzve, iktatva és sorszámozva kell tárolnia, akkor biztos vagyok abban, hogy az első reakciója az lesz, hogy nincs erre ideje.   Pedig higgye el, sokkal egyszerűbb naponta 5 percet erre szánni, mint órákon át keresni egy iratot hetente többször is.

Ha azt mondom, hogy minden érkező számlát iktasson be (adjon neki érkezési sorszámot, dátumot és jegyezze fel az adatait egy táblázatba) akkor megint csak azt a választ sejtem, hogy Önnek erre sincs ideje.   Azonban ezzel a rendszerrel megint csak a keresést könnyíti meg.  Ha a számlákat szépen sorban a szállítók nevével együtt feltüntetve tartja nyilván, akkor pillanatok alatt visszakeresheti, hogy hová is fűzte le az adott iratot.   Megint csak nem időt dob ki az ablakon, hanem időt takarít meg magának.

Ha azt mondom, hogy ültesse oda a titkárnőjét, irodavezetőjét a scannerhez és minden egyes iratot tároljon elektronikusan is, lehetőleg egy olyan felületen, ahol bármikor elérheti azokat, akkor biztos megint az időt hozza fel a kifogások közé de lehet, hogy a scanner árát is latba veti anank érdekében, hogy ezt ne kelljen csinálnia.  De ha egyszer egy tárgyaláson bizonyítania kell valamit a partnerének és elegánsan egy internet-csatlakozással elővarázsolja  a képernyőjére a kérdéses dokumentumot nem néhány tízezer Forintot hanem akár több millót is nyerhet vele.  Ráadásul a partnere  szemében egy precíz, következetes vezetőként tűnik fel, ami az erkölcsi értékét tekintve nem elhanyagolható előny.

Szóval a dokumentálás és rendezett irattárolás is nagyon fontos része a vállalkozásának, ráadásul így nem kell az elkallódott számlákkal foglalkoznia, gombnyomásra láthatja mikor mit kell fizetnie, és akkor sem okoz problémát egy számla még egyszeri felülvizsgálta, ha az épp a könyvelőnél van fizikailag.

S hogy milyen javaslataim vannak arra nézve, hogy hogyan is tartson rendet és dokumentálja  a folyamatait következetesen, íme néhány dolog, aminek a rendszeres betartásával egy működő rendszert alakíthat ki:

Olvassa tovább » ‘Iratok, dokumentációk – miért fontos a következetes rendszer’ » cikket!

Az elmúlt hónapokban minden médiából hallottunk a válságról, gondolom Ön is találkozott nagyon sok vállalkozóval és a beszélgetéseik során nagy valószínűséggel a gazdasági válság is szóba került.

A válságot rendszerint negatív jelzővel illetik, azonban vannak – azaz lehetnek – nagyon pozitív hatásai is.  Mire gondolok?

Míg a válságot megelőző időszakban eszébe sem jutott elemezni az egyes tevékenységeit, most tekintse át a különféle üzleteit és nézze meg, melyik mekkora jövedelmet termel adott időszak alatt.   Lehet, hogy a versenytárai továbbra is a kelleténél több lábon állva az összes eddigi szolgáltatásaikat, termékeiket kínálják a szűkülő piacon.  Legyen Ön az, aki a legjövedelmezőbb szolgáltatását, termékeket fejleszti, reklámozza, míg a kevésbé jövedelmező tevékenységekkel nem, vagy csak a feltétlenül szükséges mértékben foglalkozik.

Mi lesz ennek az eredménye? Ha csak a jól profitáló termékeiről tájékoztatja folyamatosan a piacát, azt Önnél fogják megvásárolni, s akár kevesebb árbevétellel érhet el ugyanakkora, vagy nagyobb profitot, mint eddig.

Gondolkozzon el azon, hogy az Ön cége vajon az árbevételét, vagy a nyereségét akarja-e növelni.  Ez a két fogalom ugyanis az esetek többségében nem feltétlenül változik egyenes arányosan.

Összehasonlítás képen íme egy példa: Olvassa tovább » ‘Mire jó a válság?’ » cikket!

Miben egyezik meg március a szeptemberrel?
Mi a közös a májusban és a decemberben?
Hogyan kapcsolódik egymáshoz a január, az április, a július és az október?

.

Nem egy találós kérdéseket felvonultató oldalhoz érkezett, azonban így március elején az első kérdésre a postaládájában találja majd a választ, így a kérdés ebben a hónapban szinte minden vállalkozó életében aktuálissá válik.

Mit is hoz a postás március elején? Emlékszik rá?  Ugyanazt amit szeptemberben is.  A helyi építmény és gépjárműkre kivetett adókról szóló értesítéseket.  Ha saját irodában, üzemben, telephelyen dolgozik, akkor azért kap ilyen értesítőt, ha cégautóval rendelkezik, akkor pedig azért.

Valószínűleg ezek a fizetendő adók nem jelentenek óriási terhet a cége számára, de lehetnek olyan tevékenységet folytató cégek is, akiknél bizony ez az összeg nem jelentéktelen.  Egy több áruszállító járművel rendelkező vállalkozó bizony remegő kézzel bontja a helyi önkormányzat által küldött borítékot.

Ebben a cikkben azokról a jelentősebb költségekről, ráfordításokról lesz szó, amelyek egy nagyobb összegben jelentkeznek, azonban nem csupán egyetlen időszakot, vagy tevékenységet érintenek.

Az egyszerűség kedvéért maradjuk a már említett fuvarozó vállalkozónál, aki március elején remegő kézzel nyitja ki a határozat borítékját.  Olvassa tovább » ‘Márciusi aktualitások – elhatárolások – mikor, miért, hogyan?’ » cikket!

… avagy miért nem használja mindenki ugyanazt az autót?

.

Jó néhány évvel ezelőtt, friss diplomával a kezemben, boldog voltam amikor kezembe vettem életem első új autójának, egy Suzuki Swiftnek a slusszkulcsát.   Ma már nem lennék ennyire boldog…

De mire is használtam akkor az autót? Arra, hogy kényelmesen eljussak moziba, kirándulni, s a két szatyornyi hétvégi bevásárlás bőven elfért a csomagtartóban. Nem cipeltem magammal sem létrát, sem szerszámokat, azon egyszerű oknál fogva, hogy a munkám elvégzéshez néhány papíron és a számítógépen kívül csak saját magamra volt szükségem.

Előnyként megemlíteném, hogy viszonylag kevés gyakorlattal rendelkezvén könnyen tudtam parkolni az autóval (egy sokkal nagyobb autó helyére).

Aztán ahogy bővült a háztartásunk, egyre inkább kerültek csomagok a hátsó ülésre is, míg végül nagyobbra cseréltük szeretett kisautónkat.

Aztán családunk bővülésével ismét rádöbbentünk, hogy addig nagynak tartott autónk csomagtartója  bizony megtelik a babakocsi-kiságy párossal….  Folytassam a történetet?

A picike Suzukimból mára egy kombi autó lett, s még mindig vannak vágyaim, amik nem feltétlenül nagyobb, inkább más autókra vonatkoznak.

S hogy mi köze mindennek a kontrollinghoz? Olvassa csak el még egyszer a cikk címét! “Miért nincs egységes megoldás a kontrolling rendszerre?”

Olvassa tovább » ‘Miért nincs egységes megoldás a kontrolling rendszerre’ » cikket!