Mivel már többször beszéltünk arról, hogy milyen hasznos is lehet egy bélyegző a vállalkozások életében azon túl, hogy nem kell állandóan a cég nevét, címét, adó- és bankszámlaszámát mindig kézzel leírni, így én most a saját szemszögemből nézve írom le a bélyegző egyik felhasználási módját.

Több nagyobb cégnél tapasztaltam már azt – de akár egy fős cégnél is előfordulhat – hogy az egyes felelősök ujjal mutogatnak a másikra, hogy engedélyezett egy-egy kifizetést, elutalta a számla összegét anélkül, hogy a másiknak szólt volna.     Persze az is sokszor előfordul, hogy a beérkező számlákról hetek múlva már senki nem tudja, mire is ment el a pénz, melyik projektre, üzletre vonatkozott.   S ha ezeket utólag nem tudja sem a vezető sem az adminisztrátor beazonosítani, bizony könnyen lehet, hogy egyik – másik  projekten “jogtalan” eredmény, vagy nem várt veszteség keletkezik.

Ezért a cégek folyamatainak áttekintésekor a legtöbb esetben egy olyan stempli beszerzését szoktam javasolni, amit a beérkező számlákra nyomva folyamatosan ellenőrizhető és később is visszakereshető ki mikor mit hagyott jóvá, és mi történt a költségekkel.  Ezzel a módszerrel egyébként a könyvelő munkáját is megkönnyítik, hiszen ha ezt értelemszerűen kitöltik, ő is könnyebben be tudja majd azonosítani a költségeket.

De nézzük, miket is érdemes a beérkező számlákon feltüntetni:

- sorszám
(később ennek alapján lehet akár egy Excelben is vezetni, hogy könnyebben visszakereshető legyen – természetesen ehhez ilyen sorrendben kell lefűzni az iratokat)
- beérkezés ideje
- milyen fajta költséget tartalmaz a számla (ha az nem derül ki a számla tételeiből)
- melyik üzletágra/projektre/termékre vonatkozik (külön kategóriaként érdemes kezelni a tárgyi eszköz beszerzéseket)
- ha van a szerződéseknek nyilvántartása, akkor a szerződés száma, amire a költség vonatkozik
- a termék/szolgáltatás megrendelőjének aláírása – amely igazolja annak átvételét és a kifizethetőséget
- a kifizetés helyének megjelölése (bank/pénztár)
- a kifizetés ideje – kifizető aláírása

(A könyvelő munkáját megkönnyíthetjük még a következőkkel
- könyvelés dátuma
- Főkönyvi számlaszámok Tartozik / Követel számla és összeg)

Egy általános cégben így képzelem a bélyegző lenyomatot – persze mindenki a saját igényei szerint bővítheti, szűkítheti.

És ilyen lehet kitöltve:

Több cégnél tapasztaltam már, hogy a bélyegző és az adatok következetes kitöltésének bevezetésével rendeződtek a költségek körüli korábbi viták, és néha még a költségek is csökkentek, hiszen nem lehetett már “csak úgy” mindent elszámolni.

Ön használ a cégében hasonló módszert?  Mondja el, Önnél milyen rendszer vált be!

Mezőné Implom Eszter
kontroller

Hogyan kezdjen hozzá?

Először is nézze át miből hogyan alakultak a bevételi ebben az éveben.  Beszélje át értékesítőivel – ha vannak -, mikor miért változott a bevétel.  A következő évi tervezéskor is kalkulálja a rendszeres szezonalitásokat, térvezze meg a várható “készlet-kisöprő” akciók idejét. 

Ha több féle termékcsoportot értékesít, termel, vagy több tipusú szolgáltatással foglalkozik, nézzék át azt is az előző évre vonatkozóan, hogy melyikből mekkora bevétele származott a cégnek, hogyan oszlott meg az értékesítés az egyes termékcsoportok között.

A fenti tényadatok és a várható piaci változásokra alapozva már meg fogja tudni tervezni a bevételeket a következő évre.

A bevételekhez kapcsolódó közvetlen költségek tervezésekor vegye figyelembe az egyes termék-, vagy szolgáltatáscsoportokon elérhető átlagos fedezetet, de ha valamelyik időszakra nagyobb akciókat tervez, legyen tekintettel arra is, hogy a megnövekedő árbevétel azonos beszerzési költségek mellett alacsonyabb fedezeti arányt fog eredményezni.

A tervezett értékesítés és a kapcslódó közvetlen költségek megtervezése után már azt is láthatja, mekkora lesz a várható fedezet volumene és látni fogja azt is, hogy mekkora összeg áll rendelkezésére a közvetett költségekre, valamint az elvárt nyereségre.

A közvetetett költségek tervezésekor ismét érdemes áttekinteni az idei költségek alakulását.  Minden hónapban vegye számba az energiát, a kommunikáció, a marketing költséget, a különféle fenntartási ráfordításokat, a bérek, a bérleti díjak költségeit.  Ha az idei évet tekinti át, látni fogja, hogy milyen más költségek merülnek még fel a az Ön cégében.

Amennyiben folyamatosan változó hitelekkel dolgoznak, érdemes a hitelek folyamatos mennyiségét megtervezni, s ehhez kapcsolódóan kalkulálni a fizetendő kamatokat, költségeket. 

S végül a tervezett nyereséghez kapcsolódó adókat se felejtse az éves tervbe bekalkulálni.

Természetesen a tervezett adatok nincsenek kőbe vésve, így ha valami kimaradt belőle, s fény derül rá az éve első hónapjaiban, érdemes a kimaradt költséget az égész évre bekalkulálni a következő időszakra is.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

Az első hónapokban boldog volt, mert az árbevételei csúcsokat döngettek, jöttek a megrendelések, mentek a számlák.  A cég kereskedői is boldogok voltak, hiszen a fizetésük jelentősen megnövekedett a jutalmazási rendszer bevezetésével.

Azonban néhány hónap után kezdett kicsúszni a vezető kezéből az irányítás.  Valahogy kevésbé jöttek a kibocsátott számlák után a bevételek, és az eredmények még a korábbi – kisebb forgalommal elért – szintet sem közelítették meg.

Ön szerint mi lehetett a probléma?

Míg az első időszakban a kereskedők a megszokott vevőkhöz, a megszokott árakkal és árrésekkel mentek lelkesen értékesíteni, a későbbi hetekben már nem a cégnek termelt profitot és vevők minőségét, mindössze a bevételt kezdték számolgatni, hiszen kizárólag abban voltak érdekeltek.   Még arra sem vették a fáradságot, hogy minimális nyereséget érjenek el.

Elszaporodtak a “kétes” vásárlók, akik hosszú fizetési határidővel, nagy mennyiségű árut vásároltak, azonban jóval határidő után fizettek (vagy még akkor sem).

Az átlagos értékesítési árrés a felére esett vissza ráadásul a megnövekedett forgalom arányában kellett a kereskedők jutalékát kifizetni minden hónap végén.

Az ismerős vállalkozó szerencsére még időben rájött arra, hogy az újonnan bevezetett jutalmazási rendszer nem működik.  Most egy sokkal hatékonyabb, a cég eredményességét is figyelembe vevő rendszert dolgozott ki a kereskedők motiválására.  A rendszer az alábbiakat veszi figyelembe:

• eladott termékeken realizált árrés (árbevétel – bekerülési költség) volumene
• a kiszámlázott számlák kifizetése (ki nem fizetett vevői számla esetében nem jár jutalék)
• az előre megtervezett értékesítési volumenek teljesítése (%)
• nem mozgó – bedöglött – termékek értékesítése (kiemelt jutalék – hó eleji lista alapján)

A fentiek alapján ugyan a vállalkozás forgalma jelentősen visszaesett néhány hónapra, azonban már az első hónapok eredményei is a nyereség növekedését mutatták, ráadásul a vásárlók fizetési fegyelme is javulásnak indult.

Mára a kereskedők kérésére került bevezetése egy olyan kintlévőség-kezelési rendszer, amely a lejárt számlákról értesítést küld a kereskedőnek, aki azonnal tud a vevővel a késedelemről tárgyalni, nem kell a rendszeres havi/heti jelentésekre várnia.

Ön hogyan motiválja kereskedőit?
Tiszában vannak az Ön értékesítői azzal, hogy egy-egy értékesítésük mekkora nyereségtartalommal bír, vagy csak a bevétel számít?

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

1. Nincs elég ideje – igaz, hogy a rendszer kialakítása meglehetősen időigényes, azonban hosszú távon nem csupán időt takaríthat meg a használatával, de döntésit alátámasztva nyugodtabban alszik majd.  A rendszer működtetéséhez nem Önnek kell az adatokat folyamatosan rögzítenie, csak az összesített adatok információ-tartalmát élvezheti a mindennapi munkája során.

2. Nincs rá pénze – ha még semmilyen rendszere sincsen, tökéletesen megfelel egy Excel tábla is.

3. Hiányzik a szaktudása – Már említettem, hogy az adatok csoportosítása során a “józan ész” a legfontosabb.  Ahhoz, hogy egy átlátható rendszert felépítsen magának “csak” a saját cégének a folyamatait kell átlátnia.

4. Nem tudja mit nézzen – amit én kifejezetten szeretek a kontrollingban, az az, hogy a mutatók és azok értelmezésük adják magukat.  Csak ki kell próbálni.   Ha mégis támpontokra lenne szüksége, a különböző tevékenységgel rendelkező cégekkel kapcsolatosan, akár ezen az oldalon is talál mutatószámokat, ellenőrzési pontokat.

5. A nagyok kiváltsága – ez egyszerűen nem igaz.  A legtöbb nagy is kicsiben kezdte, és biztos vagyok abban, hogy amíg nagyra nőtt sokszor támaszkodott a kontrolling rendszerére.  A “nagyok” kontrolling rendszere is azokon az alapokon nyugszik, mint a kicsiké.  Vizsgálja a tevékenységek, termékek eredményességét, a hatékonyságot és a nyereséget.

Önnek milyen indoka van a vezetői információkkal szemben?

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

Egy cég összesített árbevétel és költségadatai két értékesítési csoportra:

* A közvetett költségeket az árbevétel arányában osztják szét a tevékenységek között.

A táblázat adatait nézve gondolhatja azt, hogy a veszteséges “B” tevékenységet meg kellene szüntetni. De lássuk, mi történik akkor, ha a “B” tevékenységet abbahagyja a vállalkozás:

A közvetett költségek ekkor csakis az “A” tevékenységet terhelik, így a cégnek nem csuopán az egyik, hanem az egyetlen tevékenységei is veszteségessé válik.

Ezért mielőtt egy tevékenységét megszüntetne a cégében, gondolja át azt, hogy a veszteség mekkora részét képezik a tevékenységre ráosztott közvetett költségek, és ezek a tevékenység megszüntetése után hogyan alakulnak majd.

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

De kezdjük először is a kifogásokkal.

Ha azt mondom, hogy a számlákat, iratokat lefűzve, iktatva és sorszámozva kell tárolnia, akkor biztos vagyok abban, hogy az első reakciója az lesz, hogy nincs erre ideje.   Pedig higgye el, sokkal egyszerűbb naponta 5 percet erre szánni, mint órákon át keresni egy iratot hetente többször is.

Ha azt mondom, hogy minden érkező számlát iktasson be (adjon neki érkezési sorszámot, dátumot és jegyezze fel az adatait egy táblázatba) akkor megint csak azt a választ sejtem, hogy Önnek erre sincs ideje.   Azonban ezzel a rendszerrel megint csak a keresést könnyíti meg.  Ha a számlákat szépen sorban a szállítók nevével együtt feltüntetve tartja nyilván, akkor pillanatok alatt visszakeresheti, hogy hová is fűzte le az adott iratot.   Megint csak nem időt dob ki az ablakon, hanem időt takarít meg magának.

Ha azt mondom, hogy ültesse oda a titkárnőjét, irodavezetőjét a scannerhez és minden egyes iratot tároljon elektronikusan is, lehetőleg egy olyan felületen, ahol bármikor elérheti azokat, akkor biztos megint az időt hozza fel a kifogások közé de lehet, hogy a scanner árát is latba veti anank érdekében, hogy ezt ne kelljen csinálnia.  De ha egyszer egy tárgyaláson bizonyítania kell valamit a partnerének és elegánsan egy internet-csatlakozással elővarázsolja  a képernyőjére a kérdéses dokumentumot nem néhány tízezer Forintot hanem akár több millót is nyerhet vele.  Ráadásul a partnere  szemében egy precíz, következetes vezetőként tűnik fel, ami az erkölcsi értékét tekintve nem elhanyagolható előny.

Szóval a dokumentálás és rendezett irattárolás is nagyon fontos része a vállalkozásának, ráadásul így nem kell az elkallódott számlákkal foglalkoznia, gombnyomásra láthatja mikor mit kell fizetnie, és akkor sem okoz problémát egy számla még egyszeri felülvizsgálta, ha az épp a könyvelőnél van fizikailag.

S hogy milyen javaslataim vannak arra nézve, hogy hogyan is tartson rendet és dokumentálja  a folyamatait következetesen, íme néhány dolog, aminek a rendszeres betartásával egy működő rendszert alakíthat ki:

Minden bejövő dokumentumot egy sorszámozott táblázatban rögzítsen, lehet ez akár az a táblázat is, amiből később a pénzügyi adatokat gyűjti, nem kell külön még egy listát írni.  Az itt kapott sorszámot a papír alapú számra is írja fel, és ennek alapján fűzze majd le a megfelelő dossziéba.

A beérkező számlákról érdemes az alábbi adatokat rögzíteni:
- számla kibocsátója,
- számla sorszáma,
- teljesítés ideje,
- beérkezés dátuma,
- fizetési határidő,
- nettó ás bruttó számlaösszeg
- mire vonatkozik,
- milyen projekttel, termékcsoporttal kapcsolatos
- milyen típusú költség,
- mikor került kifizetésre és honnan fizették ki,
- milyen file-ban van a scannelt változat tárolva
- nagyobb szervezet esetén ki igazolta (ki hagyta jóvá a kifizetését)

A kimenő számlákról érdemes az alábbi adatokat rögzíteni(praktikusabb ezeket egyszerűen a számlázó programban gyűjteni):
- vevő neve,
- számla sorszáma,
- teljesítés ideje,
- kiállítás dátuma,
- fizetési határidő,
- nettó ás bruttó számlaösszeg
- mire vonatkozik,
- milyen projekttel, termékcsoporttal kapcsolatos
- mikor került kifizetésre és hová folyt be az összeg,
- több kereskedő esetén az értékesítő azonosítója (neve)

Külön dossziéban érdemes tárolni a bejövő és a kimenő számlákat.  Nagyobb számlamozgás esetén érdemes készpénzzel kifizetett és az átutalással teljesített bejövő számlákat külön kezelni.
Szintén elkülönítve érdemes bankkivonatokat gyűjteni és az egyéb fontos iratokat (pl. adóbevallás, értesítések, felszólítások…)

A számlák várható befolyását és a fizetendő szállítók várható esedékességét a vállalkozás pénzügyeinek előrejelzése érdekében fontos számon tartani és időről időre összesíteni.  A dátumok és fizetések karbantartása lehetőséget nyújt ara is, hogy az egyes vevők késedelmeire azonnal reagálni tudjon a vezető.

A számlákhoz kapcsolódó tevékenységek dokumentálására pedig azok eredményességére vonatkozó összesítéséket könnyíti meg, így kis energiával meghatározható az egyes tevékenysége eredményeinek alakulása.  (Ezt akár automatizálni is lehet.)

Praktikus tanács arra az esetre, ha nem karaja állandóan fejben tartani, hogy milyen adatok kerüljenek a számlára a lefűzés előtt:  Készítsen bélyegzőt, amit minden beérkező számlára rányom, s amin egyszerűen ellenőrizheti, milyen adatok szükségesek a dokumentációhoz.

Praktikus tanács arra, hogyan tárolja elektronikusan az iratait: a scannelt dokumentumoknak a sorszám szerinti nevet adja és a különféle iratokat megfelelő folderekben (mappákban) mentse el. így a visszakeresés is könnyebben megy majd.  A rögzített adatokról időről időre készítsen biztonsági másolatot.

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

A válságot rendszerint negatív jelzővel illetik, azonban vannak – azaz lehetnek – nagyon pozitív hatásai is.  Mire gondolok?

Míg a válságot megelőző időszakban eszébe sem jutott elemezni az egyes tevékenységeit, most tekintse át a különféle üzleteit és nézze meg, melyik mekkora jövedelmet termel adott időszak alatt.   Lehet, hogy a versenytárai továbbra is a kelleténél több lábon állva az összes eddigi szolgáltatásaikat, termékeiket kínálják a szűkülő piacon.  Legyen Ön az, aki a legjövedelmezőbb szolgáltatását, termékeket fejleszti, reklámozza, míg a kevésbé jövedelmező tevékenységekkel nem, vagy csak a feltétlenül szükséges mértékben foglalkozik.

Mi lesz ennek az eredménye? Ha csak a jól profitáló termékeiről tájékoztatja folyamatosan a piacát, azt Önnél fogják megvásárolni, s akár kevesebb árbevétellel érhet el ugyanakkora, vagy nagyobb profitot, mint eddig.

Gondolkozzon el azon, hogy az Ön cége vajon az árbevételét, vagy a nyereségét akarja-e növelni.  Ez a két fogalom ugyanis az esetek többségében nem feltétlenül változik egyenes arányosan.

Összehasonlítás képen íme egy példa:

A, B, és C termékek havi forgalmi adatai:

Ha csak az árbevétel nagyságát veszi figyelembe a cég vezetője, nem biztos, hogy jó döntést hoz a három termék értékesítést illetően.

Mi történik akkor, ha a kereskedelem az árbevétel alapján változtatja a termékek marketingjét, és a legkevesebb árbevételt hozó termék reklám-költségeit a másik két termék között osztja fel:

A hónap végén megelégedés tölti el a vezetőt hiszen, az árbevétel megnőtt, nem is akárhogyan, egy hónap alatt majd’ 20%-kal.  Sőt, még marketingre sem költött többet!  Azonban jobban megvizsgálva, olyannyira a kevesebb fedezetet termelő B termék felé tolódott el az értékesítés, hogy a fedezet csökkent még nagyobb árbevétel mellett is.  Jó ez így Ön szerint?

De mi történik akkor, ha nem árbevétel, hanem jövedelmezőségi alapon változtatják a marketing költségeit.

Nos az eredmények szerintem magukért beszélnek. Igaz, hogy az értékesített termékek volumene csökkent, de olyan termék értékesítése esett vissza, amely esetében a fedezet jelentősen kevesebb volt, mint a többi terméken.  De mi történt az árbevétellel?  Ebben az esetben is sikerült az árbevételt – bár kisebb mértékben – növelni. A fedezet viszont a nagyobb árrésű termékek értékesítésének növelésével viszont jóval megnőtt az eredetihez képest.

.

Minden példának, így ennek is fontos tanulsága van, amiből válság esetén még inkább profitálhat az Ön cége is. Lehet, hogy a konkurencia az olcsó, vagy kis fedezet-tartalmú termékeit akciózza, reklámozza, azonban Önnek a termékek szolgáltatások marketing-tervének összeállítása előtt a termékeinek a nyereségtartalmát KELL megvizsgálnia, csak ebben az esetben tud megalapozott döntéseket hozni.  A kis nyereséggel értékesíthető termékeket pedig hadd vigye a konkurencia.

A lényeg, hogy az EREDMÉNY Önnél maradjon!

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

.

Nem egy találós kérdéseket felvonultató oldalhoz érkezett, azonban így március elején az első kérdésre a postaládájában találja majd a választ, így a kérdés ebben a hónapban szinte minden vállalkozó életében aktuálissá válik.

Mit is hoz a postás március elején? Emlékszik rá?  Ugyanazt amit szeptemberben is.  A helyi építmény és gépjárműkre kivetett adókról szóló értesítéseket.  Ha saját irodában, üzemben, telephelyen dolgozik, akkor azért kap ilyen értesítőt, ha cégautóval rendelkezik, akkor pedig azért.

Valószínűleg ezek a fizetendő adók nem jelentenek óriási terhet a cége számára, de lehetnek olyan tevékenységet folytató cégek is, akiknél bizony ez az összeg nem jelentéktelen.  Egy több áruszállító járművel rendelkező vállalkozó bizony remegő kézzel bontja a helyi önkormányzat által küldött borítékot.

Ebben a cikkben azokról a jelentősebb költségekről, ráfordításokról lesz szó, amelyek egy nagyobb összegben jelentkeznek, azonban nem csupán egyetlen időszakot, vagy tevékenységet érintenek.

Az egyszerűség kedvéért maradjuk a már említett fuvarozó vállalkozónál, aki március elején remegő kézzel nyitja ki a határozat borítékját.  Ideális esetben pontosan tudja, mekkora az az összeg, amit az önkormányzat tőle elvár a hónap közepén esedékes határidőig.  Még ideálisabb esetben ezzel a költséggel már számolt az előző két hónapban is, hiszen a levél azt tartalmazza, hogy a kivetett helyi adó az első hat hónapra vonatkozik.

Hogyan lehet mindezzel kalkulálni?  Ha már az előző évben is vezetett kimutatásokat, nézze át, s keresse meg azokat a nagyobb egyszerre jelentkező költségeket, amelyek várhatóan ebben az évben is csökkenti a cég eredményeit, s menjen a dolgok elébe! Minden hónap végén toldja meg a költségeket a várhatóan arra az időszakra jutó tételekkel.  A fenti példából kiindulva a gépjárműadó egy hónapra jutó részével. Így amikor a költség felmerül, nem éri váratlanul, s az időszakok között is arányosan megosztva jelenik meg.

Jellemzően mik ezek a költségek?

- adók, amelyeket nem havonta fizet ki (iparűzési, társasági adó, szakképzési hozzájárulás, gépjármű- és építményadó…)
- előre fizetett éves díjak (autópálya-használat díja, kötelező biztosítás, Casco, folyóiratok, szakkönyv-frissítések, szoftver-használat, …)
- utólag az egész éves szolgáltatásért kapott számlák (könyvvizsgálat, szerviz, vagy karbantartási szolgáltatás)
- nem havonta fizetett kamatok (negyedéves kamatfizetési periódus esetén)

Lehet, hogy nem jut minden eszébe elsőre.  Nem baj.  A lényeg, hogy ha ilyen – jelentősebb – költséggel szembesül, azzal ne csak egy időszakra kalkuláljon, hanem ossza el azt a többi érintett időszakra is.

A költségeket nem csupán az időszakokra, de a teljesített nominális értékekre is fel lehet osztani, s így a termeléssel kapcsolatosan világosabb képet kaphat a cég vezetése.  Ilyen lehet a bizonyos munkaóránként elvégzendő karbantartás költsége.

Nem kell azonban ilyen mélységbe foglalkozni még a legprecízebb vállalkozónak sem azokkal az elhanyagolható tételekkel, amelyen akár önmagukban, akár összességében is jelentéktelenek a cég számára.  Hiszen semmi értelme a 2000 Ft-os éves tagdíjat 12 részre osztani. Tovább tart az adminisztrációja, mint amennyivel pontosabb lesz a kép, amit a 167 Ft/hós költség változásával láthat.

De mindez a módszer alkalmazható a bevételek esetében is.

Időszakok közötti áthúzódó munkálatok esetében érdemes a bevételeket arányosan a költségekhez elszámolni azokban a hónapokban, amikor a költségek felmerülnek.

Ha a már sokszor említett remegő kézzel borítékot bontogató fuvarozó egy három hetes munkát vállal el, amelynek a végeztével állítja ki a számláját március 5-én, a kapcsolódó ledolgozott kilométerek arányában érdemes a bevételeit a két hónap között megosztania, hiszen nagyrészt az előző hónapban jelentkeznek a költségei.  Ha a bevételét nem osztja meg az előző hónapja valószínűleg extra veszteséges, nagy a számlázás hónapja extra nyereséges lesz.  Hiszen a munka nagy részét terhelő bér, üzemanyag és értékcsökkenési költségeit annak felmerülésekor elszámolja.

S végül a feltett kérdésekre válaszolva:

Március és szeptember:  jellemzően a helyi adók kivetésének és befizetésének a hónapjai (pl. építmény és gépjárműadó)

December és május: az éves elszámolású adók feltöltésének és végső megfizetésének ideje (pl. iparűzési és társasági adó)

Negyedév első hónapjai: többnyire ekkor kapják meg a negyedéves biztosításokról szóló eresítéseket (kötelező gépjármű, Casco, ingatlan biztosítások)

Január és december:  a nagy előre és elszámolások ideje.  Előfizetési díjak, éves díjak egyösszegű fizetési idejei.

Önnek milyen egy összegben jelentkező bevételei és kiadásai vannak?  Számba vette már őket?

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

.

Jó néhány évvel ezelőtt, friss diplomával a kezemben, boldog voltam amikor kezembe vettem életem első új autójának, egy Suzuki Swiftnek a slusszkulcsát.   Ma már nem lennék ennyire boldog…

De mire is használtam akkor az autót? Arra, hogy kényelmesen eljussak moziba, kirándulni, s a két szatyornyi hétvégi bevásárlás bőven elfért a csomagtartóban. Nem cipeltem magammal sem létrát, sem szerszámokat, azon egyszerű oknál fogva, hogy a munkám elvégzéshez néhány papíron és a számítógépen kívül csak saját magamra volt szükségem.

Előnyként megemlíteném, hogy viszonylag kevés gyakorlattal rendelkezvén könnyen tudtam parkolni az autóval (egy sokkal nagyobb autó helyére).

Aztán ahogy bővült a háztartásunk, egyre inkább kerültek csomagok a hátsó ülésre is, míg végül nagyobbra cseréltük szeretett kisautónkat.

Aztán családunk bővülésével ismét rádöbbentünk, hogy addig nagynak tartott autónk csomagtartója  bizony megtelik a babakocsi-kiságy párossal….  Folytassam a történetet?

A picike Suzukimból mára egy kombi autó lett, s még mindig vannak vágyaim, amik nem feltétlenül nagyobb, inkább más autókra vonatkoznak.

S hogy mi köze mindennek a kontrollinghoz? Olvassa csak el még egyszer a cikk címét! “Miért nincs egységes megoldás a kontrolling rendszerre?”

Az egyes cégtípusok, méretek és vállalkozási terültek olyannyira eltérőek lehetnek, hogy nem lehet egy egységes rendszerre azt mondani, hogy ideális az összes létező vállalkozás számára.

Egy szingli hölgy az esetek nagy részében nem vesz magának óriási egyterű családi autót, míg egy öt fős család választásakor szempont az autóban lévő tér praktikus kihasználása. A szobafestő valószínűleg nem választ a munkájához olyan autót, amibe nem férnek bele az eszközei. Lehet, hogy néhány kényelmi funkcióról le kell mondania, de ha a járművel nem tudja a létrát magával vinni, hamarosan nem csupán a kényelmi funkciókról, de az autóról is le kell mondania bevétel hiányában.

S hogy mit jelent ez a vállalkozásokra nézve?

A sarki fűszeresnek nem kell kiszámolnia minden egyes vásárlóra, hogy azon mekkora nyereséget produkált, elég, ha tudja, hogy egy átlagos vevő mekkora hasznot hoz az üzletnek. Ezzel szemben egy éves szinten csak néhány nagy – időben is hosszan elhúzódó – munkát végző cégnek bizony az egyes munkák eredményességét is vizsgálnia kell.

Egy néhány tételes költségekből álló kimutatáshoz egy Excel tábla, de akár egy papírlap is megfelelő, míg a több ezer tételt tartalmazó könyvelés, vagy termelés adataiból dolgozni, és megfelelő csoportosításokat készíteni már nehéz az előző két módszerrel.

A kezdő vállalkozás indulásakor fölösleges óriási integrált rendszereket megvásárolni ahhoz, hogy havi 10-20 számlát rögzítsenek benne. A vállalkozás növekedésével azonban az eredeti nyilvántartásokat folyamatosan fejleszteni szükséges, egy kicsit hozzátenni, jobban összekapcsolni az egyes területek közötti összefüggéseket egészen addig, amíg egy a cég teljes tevékenységét átfogó rendszer bevezetésre nem kerül.

S mint ahogyan a vállalkozások fejlődése, úgy a tevékenység is meghatározza milyen rendszerben lehet a célravezetőbben kimutatni azokat az adatokat, amire a vállalkozás fejlődéséhez szükség van.

Egy kereskedelemmel foglalkozó cég esetében többnyire az egyes termékek, termékcsoportok nyereségességére, az üzlet(ek) eredményeire, vagy a közvetlen értékesítő kollégák teljesítményeire kíváncsiak a vállalkozás vezetői.  Amennyiben meghatározható a vásárlók köre (kiskereskedelemben ez kevésbé követhető) úgy az egyes vevők elemzése is szükségessé válhat több szempontból is.
A kereskedelmi cégekkel kapcsolatosan már korábban készítettem egy kis összefoglalót, amit erre a linkre kattintva elolvashat: Mit érdemes szem előtt tartani?

Más a helyzet azonban, ha a cég termel valamit.  A termelés kapcsán szükséges mérni a termékek egységnyi költségeit, a hatékonyságot, a különféle járulékos költségek felosztását az egyes termékekre és persze a teljesítményeket is. Érdemes figyelni az egyes beszállítók ár és minőség-változásait és késztermékek értékesítése során keletkező fedezetek nagyságát és az árbevételhez viszonyított arányát. A termeléssel kapcsolatosan is írtam már bővebben, amit a következő linkre kattintva közvetlenül akár azonnal el is olvashat: Az alapanyagoktól a vevő kosaráig.

Természetesen a kizárólag szolgáltatással foglalkozó cégek esetében ismét más mutatók és szempontok kerülnek előtérben.  Ebben az esetben mérhetőnek kell lennie a kollégák, vagy gépek teljesítményének, jövedelmezőségének. Szolgáltatást végez azonban egy villanyszerelő is és egy óriási szervert üzemeltető webtárhelyeket bérbe adó vállalkozó is. Míg az előbbinél a munka elvégzésének az ideje és minősége a viszonyítási alap a bevételekkel szemben, az utóbbinál jó esetben nem az emberi munkát, hanem a beruházást kell a szolgáltatásért cserébe kapott díjakkal összevetni. S amíg a kereskedelemben fontos mérni az egyes termékek forgási sebességét, a szolgáltató cégek esetében ennek a mutatónak gyakorlatilag nincs is létjogosultsága.

Tevékenységek szempontjából negyedikként említem meg a projektekkel foglalkozó cégeket, amelyek egy-egy nagyobb munkán huzamosabb ideig dolgoznak, s ezeket kezelik egy egységként. ilyen lehet tipikusan egy építőipari cég, aki többnyire nem a beépített csempe négyzetméter-árára, hanem a komplett építési egység költségeire és bevételeire kíváncsi.

A fentebb felsorolt négy típus elemzése és követése más-más módszereket, vagy az egyes módszerek keveredését igényli.  S persze ezek a tevékenységek szinte soha nem találhatóak meg egy cégen belül önállóan, többnyire keverednek s ezért a megoldások keresésekor néha kompromisszumok kötésére is szükség van.

Az Ön cége melyik típusba tartozik?  Be tudja egyértelműen azonosítani?  Vagy az egyes részterületekre más és más elszámolást alkalmaz?  Ezek összehasonlíthatóak?  Tudja következetesen értékelni az egyes terültek teljesítményeit?

írja meg, milyen kérdések foglalkoztatják a leírtakkal kapcsolatban!

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller

Fontos ugyanis tisztában lennie Önnek azzal, hogy a termék amit forgalmaz, milyen költségeket csipeget fel magára a termelés folyamán.
Érdemes azt is tudnia, hogy melyek azok a tételek, amelyek nagy mértékben befolyásolják a készülő termék költségeit.  Most biztosan arra gondol, hogy a legtöbb, amit egy termékre rákölt, az a felhasznált anyagok értéke.   Ebben lehet, hogy igaza van, de az is lehet, hogy téved.

Sok esetben, főleg, ha bérelt, vagy lízingelt gépen folyik a termelés a gépek egy termékre eső költsége nagyban függ a kihasználtságtól, vagy attól, hogy hány esetben kell a gépet újra beállítani az egyes termékekhez.   S máris nem az alapanyagok, hanem a kihasználtság fogja meghatározni a termékek költségeit.  Hiszen a gép bérleti díját akkor is ki kell fizetni, ha azon nem folyt termelés egyáltalán.   De ugyanezt lehet mondani a munkások bérére, vagy az üzem fenntartási költségeire.

Kérdezheti, miért fontos fillérre pontosan megmondani, menyi is a termék előállítása során keletkező költség.  Nem kell fillérre pontosan tudnia, és nem is lehet fillérre pontosan megmondani azt, de egy ártárgyaláson tisztában kell lennie azzal, hogy mekkora volumen esetében miként alakulnak a költségek, melyek azok a folyamatok a gyártás során, ahol megtakarítást ehet még elérni, és melyek azok, amelyeket már nem lehet tovább csökkenteni.

De lássuk akkor tételesen, miket is kell számba venni, akkor, ha egy termék költségeit pontosan meg szeretnénk állapítani:

• alapanyagok (azok az anyagok, vagy más már elkészül termékek, amelyek a gyártás során felhasználásra kerülnek.)  Az alapanyag-felhasználás többnyire normák, vagy receptúrák alapján kerül elszámolása.
  Például a pék pontosan tudja, hogy 100 kg liszthez mennyi vízre, sóra és élesztőre van szüksége.  Nem minden esetben lehet az egy termékre jutó alapanyagot meghatározni, mert olyan kis mennyiségben van valamelyik alkotórészre szükség, hogy lehetetlen mérni.  De a 150 liternyi krémkeverékhez hozzáadott 5 deka alapanyag értéke akár egy deciliternyi egységre is meghatározgató egyetlen osztással.
• segédanyagok (általában ezek olyan anyagok, ami nem mérhető mennyiségben kerülnek felhasználásra a termékek előállítása során – például a kenőanyag a gépek összeállításakor, vagy olyan rögzítő eszközök, amiket csak egyetlen termék gyártásakor lehet alkalmazni, de az végül nem lesz része a kész terméknek.)  Tapasztalati fogyási adatok alapján kalkulálható, mekkora mennyiség kerül egy-egy termékre felhasználásra, így a költség is számolható.
• csomagolóanyagok (amibe a terméket beleteszik a gyártás végén.) Sokszor csúszik hiba a számításba, amikor elfelejtik a csomagolóanyagba kerülő használati utasítást, az egységes csomagolásra kerülő címkét, a illetve a kartondobozok, raklapok egy termékre eső költségeit számításba venni.  Számoljon csak utána mennyivel is növeli meg a termék költségét a doboz, vagy a raklap költsége!
• gépek költsége (mennyibe is kerül Önnek a gép, amíg egy terméket előállít) Egyszerű a dolga, ha mondjuk egy bérelt nyomtatón nyomtat és a bérleti díjat a nyomtatott oldalak száma alapján fizeti.  Ekkor csupán az egy oldalra eső bérleti díjat és az ugyanarra eső nyomdafestéket kell kalkulálnia (ha még nem kalkulálta bele az utóbbit a segédanyagok költségeibe.) Azonban nehezebb a dolga akkor, ha a gép bérleti vagy lízing díját havonta fizeti vagy saját tulajdonában van.  Ilyen esetben a havi díjat (vagy értékcsökkenést) annyi időre szoktuk általában szétosztani, amennyit a gép átlagosan megy.  Mivel a gépek többnyire nem azonos mennyiségű órát töltenek munkával, érdemes az elmúlt időszakok átlagával dolgozni, s azt negyedévente felülvizsgálni. – a gépköltség kiszámításáról és elszámolásáról még külön is írok majd.
  A gépköltségeknél érdemes figyelembe venni a karbantartás, javítás költségeit és az ezek miatti kieső időket.
• bérköltség (azaz mennyibe kerül Önnek, hogy a gép mellett álló munkások a terméket előállítják) A munkabérek kalkulációjáról egy korábbi cikkemben már írtam, amelyet a “Mibe kerül egy munkaóra?” linkre kattintva akár most is elolvashat.
• selejt - egyetlen termelés sem készít 100%-ban megfelelő termékeket.  A termelés során keletkező selejt előállítása azonban ugyanannyi pénzbe kerül, mint a teljes áru termék gyártása (leszámítva a csomagolóanyagot, ha a termék nem kerül becsomagolásra) A selejtes termékek értékével azonban a gyártás költségei nőnek.  Érdemes figyelni, melyik termékből mennyi selejt keletkezik, s ha a selejt nagysága egy kritikus szintet meghalad, szükséges lehet a termelési folyamat átvizsgálása is.   A selejteket sok esetben olcsóban lehet értékesíteni, ilyenkor a várható bevétellel érdemes a termelési költségeket csökkenteni.
• hulladék - leeső szélek, fölösleges darabok… szinte minden termelés során képződik ilyen anyag.   A hulladékok mértékét is szabályozni kell, s mint ahogyan a selejt esetében is, a túl magas hulladék-értékek esetén érdemes valamilyen gyártási technológiai hiba után kutatni.
• energia - nagy teljesítményű gépek használata, vagy sok vizet, hideget, vagy meleget igénylőgyártási technológiai esetén az energiaköltségekkel mindenképpen számolni kell. Gondoljon csak bele, meddig működhetne gazdaságosan egy pékség, ha nem kalkulálna az elektromos kemence, vagy a dagasztó gépek által fogyasztott áram értékével. Az egy termékre eső energiafelhasználást, ha az nem gépekhez köthető érdemes több havi átlagot figyelembe véve kalkulálni.  (azaz megnézni, mennyi volt az elmúlt 5 hónap energiafelhasználása, s ez alatt mennyi termék került gyártásra)
• szállítási költség (akár az alapanyagoké, akár a félkész, vagy a késztermék raktárba, tárolási helyre szállításáig)

Ezek azok a dolgok, amik a raktárba kerülésig a termék elkészülését nagyon nagy mértékben befolyásolják.   Ezen kívül biztosan vannak olyan technológiák, ahol ezeken kívül is merülnek fel költségek. Ilyen lehet például a gyártás során beszerzendő hivatalos iratok költsége, díja is.

Mielőtt azonban az üzletbe, vagy a végső fogyasztóhoz kerülne, a termékeket általában raktározni, tárolni kell.  Számvitelileg ezek a költségek már nem számolhatóak bele az előállítási költségbe, azonban a bevételeknek erre és még sok minden másra is fedezetet kell(ene) nyújtaniuk.

S hogy milyen költségek felmerülésével kell még számolni?

• amíg a termék nem kerül a vásárlóhoz azokat tárolni, raktározni kell. A hűtést igénylő áruk esetében ez a költség nagyon magasra is rúghat. Ha a cég saját raktárt, logisztikai részleget üzemeltet, akkor kalkulálni kell az ezzel a területtel foglalkozó dolgozók költségeit is.  Van azonban másik lehetőség is, amikor a cég külső vállalkozást bíz meg az áruk tárolásával, kiszállításával egyedi megállapodások alapján. Ilyenkor egyszerűbb a költségek kalkulálása.
• a termelés irányításával, szervezésével foglalkozó vezetőkről eddig még nem esett szó, pedig nélkülük valószínűleg kevésbé gördülékenyen menne a gyártás.  Az ő béreikkel, juttatásaikkal, az általuk használt eszközök költségeivel is számolni kell akkor, amikor a közvetett költségeket kalkuláljuk.
• a termelés fejlesztése, újabb termékek kialakítása érdekében gondoskodni kell a termékfejlesztésről, annak költségeiről is.
• többnyire a gyártó cégeknek is gondoskodniuk kell az általuk termelt áruk marketingjéről, de ha nem is termékek közvetlen reklámozásáról, de a vállalkozás saját imagének építéséről, ami szintén növeli a költségeket.
• a megtermelt árut értékesítő kollegák bérei, eszközei és jutalékai szintén csökkentik a termék által képzett nyereséget, de ez a költségcsoport inkább csak közvetetten érinti magát a terméket és nem kell feltétlenül a termék értéke alapján felosztani azt.
• természetesen egyetlen vállalkozás sincs meg adminisztráció nélkül.  Van, ahol mindezt egyetlen  ügyfélszolgálatos, vagy irodavezető végzi és a könyvelő külső vállalkozóként működik csak közre a cég életében, de nagyobb cégek esetében ezek a funkciók már a cégen belül is külön munkatársakat igényelnek.
• nem esett még szó cég fenntartási költségeiről, valamint a vezetők jövedelméről, juttatásairól sem.  (ezt nem kell magába a termék költségébe kalkulálni, de nem árt tudni, mekkora arányt képviselnek az árbevételhez képest, azaz mekkora az a  minimális árrés-szint ami mindezekre fedezetet nyújt)
• amiről még szintén nem esett szó: adók, kamatok… és minden vállalkozás esetében előkerülhet még olyan költség, vagy ráfordítás, ami jellemző a cégre.

Ezeknek a költségeknek a kalkulációja nagyon fontos, hiszen a termelés elindítása előtt már tisztában kell lenni azzal, hogy a legyártott termékek várható árbevétele fedezetet nyújt e cég költségeire, és mekkora nyereséget produkál majd.

A költségek arányainak vizsgálata nem csupán a termelés elkezdése előtt fontos, hanem időről időre át kell tekinteni, hogyan változnak meg ezek az arányok a cégen belül.  Ezzel még idejében kiszűrhetőek a veszteséges termékek, még azelőtt, hogy nagyobb veszteségeket okoznának a cégnek.

(Számviteli és kontrolling szempontból az önköltségbe számító tételek eltérhetnek egymástól, ezeket a cégeknek a önköltség-számítási szabályzatukban le kell írniuk.)

Mezőné Implom Eszter
kontroller