Miért nincs egységes megoldás a kontrolling rendszerre

… avagy miért nem használja mindenki ugyanazt az autót?

Jó néhány évvel ezelőtt, friss diplomával a kezemben, boldog voltam amikor kezembe vettem életem első új autójának, egy Suzuki Swiftnek a slusszkulcsát.   Ma már nem lennék ennyire boldog…

De mire is használtam akkor az autót? Arra, hogy kényelmesen eljussak moziba, kirándulni, s a két szatyornyi hétvégi bevásárlás bőven elfért a csomagtartóban. Nem cipeltem magammal sem létrát, sem szerszámokat, azon egyszerű oknál fogva, hogy a munkám elvégzéshez néhány papíron és a számítógépen kívül csak saját magamra volt szükségem.

Előnyként megemlíteném, hogy viszonylag kevés gyakorlattal rendelkezvén könnyen tudtam parkolni az autóval (egy sokkal nagyobb autó helyére).

Aztán ahogy bővült a háztartásunk, egyre inkább kerültek csomagok a hátsó ülésre is, míg végül nagyobbra cseréltük szeretett kisautónkat.

Aztán családunk bővülésével ismét rádöbbentünk, hogy addig nagynak tartott autónk csomagtartója  bizony megtelik a babakocsi-kiságy párossal….  Folytassam a történetet?

A picike Suzukimból mára egy kombi autó lett, s még mindig vannak vágyaim, amik nem feltétlenül nagyobb, inkább más autókra vonatkoznak.

S hogy mi köze mindennek a kontrollinghoz? Olvassa csak el még egyszer a cikk címét! “Miért nincs egységes megoldás a kontrolling rendszerre?”

Az egyes cégtípusok, méretek és vállalkozási terültek
olyannyira eltérőek lehetnek, hogy nem lehet egy egységes
rendszerre azt mondani, hogy
ideális az összes létező vállalkozás számára.

Az egyes cégtípusok, méretek és vállalkozási terültek olyannyira eltérőek lehetnek, hogy nem lehet egy egységes rendszerre azt mondani, hogy ideális az összes létező vállalkozás számára.

Egy szingli hölgy az esetek nagy részében nem vesz magának óriási egyterű családi autót, míg egy öt fős család választásakor szempont az autóban lévő tér praktikus kihasználása. A szobafestő valószínűleg nem választ a munkájához olyan autót, amibe nem férnek bele az eszközei. Lehet, hogy néhány kényelmi funkcióról le kell mondania, de ha a járművel nem tudja a létrát magával vinni, hamarosan nem csupán a kényelmi funkciókról, de az autóról is le kell mondania bevétel hiányában.

S hogy mit jelent ez a vállalkozásokra nézve?

A sarki fűszeresnek nem kell kiszámolnia minden egyes vásárlóra, hogy azon mekkora nyereséget produkált, elég, ha tudja, hogy egy átlagos vevő mekkora hasznot hoz az üzletnek. Ezzel szemben egy éves szinten csak néhány nagy – időben is hosszan elhúzódó – munkát végző cégnek bizony az egyes munkák eredményességét is vizsgálnia kell.

Egy néhány tételes költségekből álló kimutatáshoz egy Excel tábla, de akár egy papírlap is megfelelő, míg a több ezer tételt tartalmazó könyvelés, vagy termelés adataiból dolgozni, és megfelelő csoportosításokat készíteni már nehéz az előző két módszerrel.

A kezdő vállalkozás indulásakor fölösleges óriási integrált rendszereket megvásárolni ahhoz, hogy havi 10-20 számlát rögzítsenek benne. A vállalkozás növekedésével azonban az eredeti nyilvántartásokat folyamatosan fejleszteni szükséges, egy kicsit hozzátenni, jobban összekapcsolni az egyes területek közötti összefüggéseket egészen addig, amíg egy a cég teljes tevékenységét átfogó rendszer bevezetésre nem kerül.

S mint ahogyan a vállalkozások fejlődése, úgy a tevékenység is meghatározza milyen rendszerben lehet a célravezetőbben kimutatni azokat az adatokat, amire a vállalkozás fejlődéséhez szükség van.

Egy kereskedelemmel foglalkozó cég esetében többnyire az egyes termékek, termékcsoportok nyereségességére, az üzlet(ek) eredményeire, vagy a közvetlen értékesítő kollégák teljesítményeire kíváncsiak a vállalkozás vezetői.  Amennyiben meghatározható a vásárlók köre (kiskereskedelemben ez kevésbé követhető) úgy az egyes vevők elemzése is szükségessé válhat több szempontból is.
A kereskedelmi cégekkel kapcsolatosan már korábban készítettem egy kis összefoglalót, amit erre a linkre kattintva elolvashat: Mit érdemes szem előtt tartani?

Más a helyzet azonban, ha a cég termel valamit.  A termelés kapcsán szükséges mérni a termékek egységnyi költségeit, a hatékonyságot, a különféle járulékos költségek felosztását az egyes termékekre és persze a teljesítményeket is. Érdemes figyelni az egyes beszállítók ár és minőség-változásait és késztermékek értékesítése során keletkező fedezetek nagyságát és az árbevételhez viszonyított arányát. A termeléssel kapcsolatosan is írtam már bővebben, amit a következő linkre kattintva közvetlenül akár azonnal el is olvashat: Az alapanyagoktól a vevő kosaráig.

Természetesen a kizárólag szolgáltatással foglalkozó cégek esetében ismét más mutatók és szempontok kerülnek előtérben.  Ebben az esetben mérhetőnek kell lennie a kollégák, vagy gépek teljesítményének, jövedelmezőségének. Szolgáltatást végez azonban egy villanyszerelő is és egy óriási szervert üzemeltető webtárhelyeket bérbe adó vállalkozó is. Míg az előbbinél a munka elvégzésének az ideje és minősége a viszonyítási alap a bevételekkel szemben, az utóbbinál jó esetben nem az emberi munkát, hanem a beruházást kell a szolgáltatásért cserébe kapott díjakkal összevetni. S amíg a kereskedelemben fontos mérni az egyes termékek forgási sebességét, a szolgáltató cégek esetében ennek a mutatónak gyakorlatilag nincs is létjogosultsága.

Tevékenységek szempontjából negyedikként említem meg a projektekkel foglalkozó cégeket, amelyek egy-egy nagyobb munkán huzamosabb ideig dolgoznak, s ezeket kezelik egy egységként. ilyen lehet tipikusan egy építőipari cég, aki többnyire nem a beépített csempe négyzetméter-árára, hanem a komplett építési egység költségeire és bevételeire kíváncsi.

A fentebb felsorolt négy típus elemzése és követése más-más módszereket, vagy az egyes módszerek keveredését igényli.  S persze ezek a tevékenységek szinte soha nem találhatóak meg egy cégen belül önállóan, többnyire keverednek s ezért a megoldások keresésekor néha kompromisszumok kötésére is szükség van.

Az Ön cége melyik típusba tartozik?  Be tudja egyértelműen azonosítani?  Vagy az egyes részterületekre más és más elszámolást alkalmaz?  Ezek összehasonlíthatóak?  Tudja következetesen értékelni az egyes terültek teljesítményeit?

Írja meg, milyen kérdések foglalkoztatják a leírtakkal kapcsolatban!

Mezőné Implom Eszter
kontroller