Egyik kedves barátom pont ma lép át életének harmincas éveiből a negyvenesekbe. A születésnapjára óriási “bulit” rendezett a saját blogján (Bélyegző Expressz).
Mivel már többször beszéltünk arról, hogy milyen hasznos is lehet egy bélyegző a vállalkozások életében azon túl, hogy nem kell állandóan a cég nevét, címét, adó- és bankszámlaszámát mindig kézzel leírni, így én most a saját szemszögemből nézve írom le a bélyegző egyik felhasználási módját.
Több nagyobb cégnél tapasztaltam már azt – de akár egy fős cégnél is előfordulhat – hogy az egyes felelősök ujjal mutogatnak a másikra, hogy engedélyezett egy-egy kifizetést, elutalta a számla összegét anélkül, hogy a másiknak szólt volna. Persze az is sokszor előfordul, hogy a beérkező számlákról hetek múlva már senki nem tudja, mire is ment el a pénz, melyik projektre, üzletre vonatkozott. S ha ezeket utólag nem tudja sem a vezető sem az adminisztrátor beazonosítani, bizony könnyen lehet, hogy egyik – másik projekten “jogtalan” eredmény, vagy nem várt veszteség keletkezik.
Ezért a cégek folyamatainak áttekintésekor a legtöbb esetben egy olyan stempli beszerzését szoktam javasolni, amit a beérkező számlákra nyomva folyamatosan ellenőrizhető és később is visszakereshető ki mikor mit hagyott jóvá, és mi történt a költségekkel. Ezzel a módszerrel egyébként a könyvelő munkáját is megkönnyítik, hiszen ha ezt értelemszerűen kitöltik, ő is könnyebben be tudja majd azonosítani a költségeket.
De nézzük, miket is érdemes a beérkező számlákon feltüntetni:
- sorszám
(később ennek alapján lehet akár egy Excelben is vezetni, hogy könnyebben visszakereshető legyen – természetesen ehhez ilyen sorrendben kell lefűzni az iratokat)
- beérkezés ideje
- milyen fajta költséget tartalmaz a számla (ha az nem derül ki a számla tételeiből)
- melyik üzletágra/projektre/termékre vonatkozik (külön kategóriaként érdemes kezelni a tárgyi eszköz beszerzéseket)
- ha van a szerződéseknek nyilvántartása, akkor a szerződés száma, amire a költség vonatkozik
- a termék/szolgáltatás megrendelőjének aláírása – amely igazolja annak átvételét és a kifizethetőséget
- a kifizetés helyének megjelölése (bank/pénztár)
- a kifizetés ideje – kifizető aláírása
(A könyvelő munkáját megkönnyíthetjük még a következőkkel
- könyvelés dátuma
- Főkönyvi számlaszámok Tartozik / Követel számla és összeg)
Egy általános cégben így képzelem a bélyegző lenyomatot – persze mindenki a saját igényei szerint bővítheti, szűkítheti.
És ilyen lehet kitöltve:
Több cégnél tapasztaltam már, hogy a bélyegző és az adatok következetes kitöltésének bevezetésével rendeződtek a költségek körüli korábbi viták, és néha még a költségek is csökkentek, hiszen nem lehetett már “csak úgy” mindent elszámolni.
Ön használ a cégében hasonló módszert? Mondja el, Önnél milyen rendszer vált be!
Mezőné Implom Eszter
kontroller
