Iratok, dokumentációk – miért fontos a következetes rendszer

Keresgélt már az iratkupacok között fejvesztetten, mert nem tudta,
melyik halom egyik darabja lehet az a dokumentum,
amit épp nagyon sürgősen elő kellett volna varázsolnia? 

Ha igen, akkor ez a bejegyzés most Önnek szól.

De kezdjük először is a kifogásokkal.

Ha azt mondom, hogy a számlákat, iratokat lefűzve, iktatva és sorszámozva kell tárolnia, akkor biztos vagyok abban, hogy az első reakciója az lesz, hogy nincs erre ideje.   Pedig higgye el, sokkal egyszerűbb naponta 5 percet erre szánni, mint órákon át keresni egy iratot hetente többször is.

Ha azt mondom, hogy minden érkező számlát iktasson be (adjon neki érkezési sorszámot, dátumot és jegyezze fel az adatait egy táblázatba) akkor megint csak azt a választ sejtem, hogy Önnek erre sincs ideje.   Azonban ezzel a rendszerrel megint csak a keresést könnyíti meg.  Ha a számlákat szépen sorban a szállítók nevével együtt feltüntetve tartja nyilván, akkor pillanatok alatt visszakeresheti, hogy hová is fűzte le az adott iratot.   Megint csak nem időt dob ki az ablakon, hanem időt takarít meg magának.

Ha azt mondom, hogy ültesse oda a titkárnőjét, irodavezetőjét a scannerhez és minden egyes iratot tároljon elektronikusan is, lehetőleg egy olyan felületen, ahol bármikor elérheti azokat, akkor biztos megint az időt hozza fel a kifogások közé de lehet, hogy a scanner árát is latba veti annak érdekében, hogy ezt ne kelljen csinálnia.  De ha egyszer egy tárgyaláson bizonyítania kell valamit a partnerének és elegánsan egy internet-csatlakozással elővarázsolja  a képernyőjére a kérdéses dokumentumot nem néhány tízezer Forintot hanem akár több milliót is nyerhet vele.
Ráadásul a partnere  szemében egy precíz, következetes vezetőként tűnik fel, ami az erkölcsi értékét tekintve nem elhanyagolható előny.

A dokumentálás és rendezett irattárolás is
nagyon fontos része a vállalkozásának.

Szóval a dokumentálás és rendezett irattárolás is nagyon fontos része a vállalkozásának, ráadásul így nem kell az elkallódott számlákkal foglalkoznia, gombnyomásra láthatja mikor mit kell fizetnie, és akkor sem okoz problémát egy számla még egyszeri felülvizsgálta, ha az épp a könyvelőnél van fizikailag.

S hogy milyen javaslataim vannak arra nézve, hogy hogyan is tartson rendet és dokumentálja  a folyamatait következetesen, íme néhány dolog, aminek a rendszeres betartásával egy működő rendszert alakíthat ki:

Minden bejövő dokumentumot egy sorszámozott táblázatban rögzítsen, lehet ez akár az a táblázat is, amiből később a pénzügyi adatokat gyűjti, nem kell külön még egy listát írni.  Az itt kapott sorszámot a papír alapú számra is írja fel, és ennek alapján fűzze majd le a megfelelő dossziéba.

A beérkező számlákról érdemes az alábbi adatokat rögzíteni:
– számla kibocsátója,
– számla sorszáma,
– teljesítés ideje,
– beérkezés dátuma,
– fizetési határidő,
– nettó ás bruttó számlaösszeg
– mire vonatkozik,
– milyen projekttel, termékcsoporttal kapcsolatos
– milyen típusú költség,
– mikor került kifizetésre és honnan fizették ki,
– milyen file-ban van a scannelt változat tárolva
– nagyobb szervezet esetén ki igazolta (ki hagyta jóvá a kifizetését)

A kimenő számlákról érdemes az alábbi adatokat rögzíteni(praktikusabb ezeket egyszerűen a számlázó programban gyűjteni):
– vevő neve,
– számla sorszáma,
– teljesítés ideje,
– kiállítás dátuma,
– fizetési határidő,
– nettó ás bruttó számlaösszeg
– mire vonatkozik,
– milyen projekttel, termékcsoporttal kapcsolatos
– mikor került kifizetésre és hová folyt be az összeg,
– több kereskedő esetén az értékesítő azonosítója (neve)

Külön dossziéban érdemes tárolni a bejövő és a kimenő számlákat.  Nagyobb számlamozgás esetén érdemes készpénzzel kifizetett és az átutalással teljesített bejövő számlákat külön kezelni.
Szintén elkülönítve érdemes bankkivonatokat gyűjteni és az egyéb fontos iratokat (pl. adóbevallás, értesítések, felszólítások…)

A számlák várható befolyását és a fizetendő szállítók várható esedékességét a vállalkozás pénzügyeinek előrejelzése érdekében fontos számon tartani és időről időre összesíteni.  A dátumok és fizetések karbantartása lehetőséget nyújt ara is, hogy az egyes vevők késedelmeire azonnal reagálni tudjon a vezető.

A számlákhoz kapcsolódó tevékenységek dokumentálására pedig azok eredményességére vonatkozó összesítéséket könnyíti meg, így kis energiával meghatározható az egyes tevékenysége eredményeinek alakulása.  (Ezt akár automatizálni is lehet.)

Praktikus tanács arra az esetre, ha nem karaja állandóan fejben tartani, hogy milyen adatok kerüljenek a számlára a lefűzés előtt:  Készítsen bélyegzőt, amit minden beérkező számlára rányom, s amin egyszerűen ellenőrizheti, milyen adatok szükségesek a dokumentációhoz.

Praktikus tanács arra, hogyan tárolja elektronikusan az iratait: a scannelt dokumentumoknak a sorszám szerinti nevet adja és a különféle iratokat megfelelő folderekben (mappákban) mentse el. így a visszakeresés is könnyebben megy majd.  A rögzített adatokról időről időre készítsen biztonsági másolatot.

.

Mezőné Implom Eszter
kontroller